ปัญหาการใช้ระบบสารสนเทศ

   เนื่องจากหน่วยงานฯ ได้มีการนำระบบสารสนเทศเข้ามาใช้ในการปฏิบัติงานหลายระบบงานด้วยกัน และในการเข้ารับการอบรมหลักสูตรหนึ่งของสำนักงานฯได้มีการทำเอกสารวิชาการ เรื่อง โครงการพัฒนาเพื่อก้าวไปสู่สำนักงานอัจฉริยะ โดยทำการศึกษา วิเคราะห์ ปัญหา และอุปสรรคในการใช้งานระบบสารสนเทศ จำนวน ๒ ระบบ ได้แก่ ระบบงานสารบบคดีอิเล็กทรอนิกส์ และระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ 

ในการศึกษาได้นำทฤษฎีก้างปลา(Fishbone Diagram) ในการวิเคราะห์หาปัจจัยที่ทำให้เกิดปัญหา ได้พบว่ามีสาเหตุมาจากปัญหาเรื่องบุคคลากร(Man) กระบวนงาน((Method) เครื่องมือและอุปกรณ์(Machine) ผลิตภัณฑ์ (Material)และสภาพแวดล้อม(Environment)

      

หลังจากนั้นได้นำทฤษฎี  “SIPOC” มาออกแบบกระบวนงานเพื่อนำไปแก้ไขปัญหา จากการสรุปผลการศึกษา วิเคราะห์สภาพปัญหา สาเหตุของปัญหา แนวทางแก้ไข ในด้านบุคลากร  ดังนี้

 ปัญหาด้านบุคลากร(Man)

          ๑) อัตรากำลังไม่เพียงพอ

          ๒) การเปิดหน่วยงานเพิ่มขึ้นตามนโยบายรัฐบาล โดยไม่ได้รับจัดสรรบุคลากรเพิ่มขึ้น

          ๓) บุคลากรเฉพาะด้านคอมพิวเตอร์ มีจำนวนน้อยมากเมื่อเทียบกับจำนวนบุคลากรที่ใช้งานในระบบ IT (สัดส่วนประมาณ 3500:15 เท่ากับบุคลากรของ สทส. 1 คน : จำนวนผู้ใช้งานระบบ 233 คน)

          ๔) มีการโยกย้าย/ปรับเปลี่ยนงานโดยไม่ได้รับการจัดสรรทดแทน หรือจัดสรรทดแทนไม่ทันต่อความต้องการ

           ๕) ขาดการวางแผนและบริหารจัดการอัตรากำลังภายในสำนักงานต่างๆ อย่างเหมาะสม เช่น การมอบหมายงานไม่เท่าเทียมกัน มากบ้างน้อยบ้าง หรือใช้คนไม่เหมาะสมกับงาน หรือนำคนไปใช้ผิดประเภท และมีระบบอุปถัมภ์

๖) บุคลากรที่มีอยู่ภายในสำนักงาน ปฏิบัติงานไม่เต็มศักยภาพของตนเอง ขาดความรับผิดชอบและทุ่มเท ทำให้การปฏิบัติราชการไม่เต็มที่

๗) การจัดสรรงบประมาณในการบรรจุและแต่งตั้งข้าราชการธุรการซึ่งเป็นผู้สนับสนุนการปฏิบัติงาน ไม่เพียงพอต่อความจำเป็นตามภารกิจ

๘) ยังไม่สามารถนำเทคโนโลยีสารสนเทศที่มีอยู่มาใช้ทดแทนแรงงานคนอย่างเต็มรูปแบบ

สาเหตุของปัญหาแต่ละประเด็น 

 บุคลากรขาดความรู้ ความเข้าใจ และมีความรู้ไม่เพียงพอในการปฏิบัติงาน

 ๑) บุคลากรเฉพาะด้านคอมพิวเตอร์ มีจำนวนน้อยมาก (มีเพียงจำนวน ๔ คน) ไม่เพียงพอ
 ในการให้บริการฝึกอบรมหรือให้ความรู้ในแต่ละด้านที่ต้องใช้ในการปฏิบัติงานรวมถึงไม่สามารถแก้ไขปัญหา
ในเรื่องที่เกี่ยวข้องได้ทันต่อสถานการณ์

  ๒) ขาดงบประมาณในการจัดฝึกอบรมอย่างต่อเนื่อง

 ๓) บุคลากรขาดการใฝ่รู้ปฏิบัติงานตามที่เคยปฏิบัติต่อๆ กันมา เฉื่อยชา ไม่มีการติดตามหลักเกณฑ์วิธีการดำเนินงานที่มีการปรับเปลี่ยน

 ๔) มีการโยกย้ายสับเปลี่ยนหน้าที่ในการปฏิบัติงาน ทำให้การทำงานไม่ต่อเนื่อง และเกิดข้อผิดพลาดในการปฏิบัติงาน

 ๕) ขาดผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้าน เกี่ยวกับการพัฒนาระบบให้มีความสมบูรณ์

  ๖) ขาดการสร้างองค์ความรู้อย่างเป็นระบบ

  ๗) ขาดการสื่อสารที่ดีในองค์กร

          บุคลากรไม่ให้ความสำคัญ/ไม่ให้ความร่วมมือในการลงข้อมูลให้ครบถ้วน

    ๑) ยึดติดกับวิธีการปฏิบัติงานแบบเดิมๆ เช่น นิติกรไม่ยอมลงสารบบคดีอิเล็กทรอนิกส์ในส่วนที่เกี่ยวข้องหรือใช้ระบบกระดาษควบคู่กับสารบบคดีอิเล็กทรอนิกส์

    ๒) ผู้บริหารของสำนักงานต่างๆ ไม่กำกับ ติดตามดูแล สร้างขวัญและกำลังใจในการทำงาน อย่างจริงจัง เนื่องจากมีการเปลี่ยนหัวหน้าหน่วยงานบ่อย

 ๓) การประเมินผลการปฏิบัติราชการไม่สอดคล้องต่อผลการดำเนินงานด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ฯ (เช่น ไม่ได้นำมากำหนดเป็นตัวชี้วัดในการประเมินผลการปฏิบัติงานทั้งในส่วนของข้าราชการธุรการและข้าราชการอัยการ)

    ๔) ขาดแรงจูงใจในการปฏิบัติงาน

    ๕) ไม่มีมาตรการในการลงโทษที่ชัดเจนเฉียบขาด

บุคลากรปฏิบัติงานไม่ตรงกับลักษณะงาน หรือทักษะ หรือ Job Description

 ๑) ไม่มีการจัดทำ Job description ในแต่ละตำแหน่งและลักษณะงานที่ชัดเจน เพื่อให้สอดคล้องกับลักษณะงานของ อส.  

 ๒) บางสำนักงานอัตรากำลังน้อยทำให้บุคลากรต้องรับผิดชอบงานที่หลากหลาย และปริมาณงาน     ที่มากเกินไป

        ๓)  ขาดการบริหารจัดการในสำนักงานที่ดีเช่น การบริหารจัดการระบบงาน หรืออัตรากำลังที่เหมาะสม

บุคลากรไม่ยอมรับการเปลี่ยนแปลง

  ๑) ในแต่ละสำนักงานยังมีบุคลากรใหม่ ๆขาดความกระตือรือร้น เฉื่อยชา ในการทำงานรวมถึงไม่มีความรู้เกี่ยวกับระบบ IT

  ๒) ขาดการสร้างความรู้ความเข้าใจและการสื่อสารที่ดีทำให้ไม่ยอมรับสิ่งใหม่ๆ

การให้ความร่วมมือหรือประสานงานกันระหว่างข้าราชการอัยการและข้าราชการธุรการหรือเจ้าหน้าที่

 ๑) ข้าราชการอัยการ ไม่ให้ความร่วมมือในการให้ข้อมูลที่จะใช้ในการลงสารบบคดีอิเล็กทรอนิกส์ เช่น ข้อมูลการจัดการสำนวนค้างบ.6 หรือ รายงานอื่นๆ

 ๒) ผู้รับผิดชอบในการนำเข้าข้อมูล ไม่ติดตามความเคลื่อนไหวของข้อมูลที่ต้องนำมาลงในระบบ เช่น ผลคำพิพากษา หรือความเคลื่อนไหวต่างๆ ในการดำเนินคดี

 ๓) ขาดการสื่อสารที่ดีต่อกัน โดยข้าราชการธุรการบางส่วน ถูกจำกัดในการแสดงความคิดเห็น หรือติดตามงาน เนื่องจากการยึดลำดับชั้นการบังคับบัญชาและมีช่องว่างในการทำงานมาก

 ๔) บุคลากรภายในแต่ละสำนักงาน ขาดความรัก ความสามัคคี ต่อองค์กรและผู้ร่วมงาน

ข้อเสนอแนะ/แนวทางแก้ไข

                     ๑) กำหนดกรอบอัตรากำลังเพิ่มเติมให้สอดคล้องกับโครงสร้างการแบ่งหน่วยงานใหม่ โดยจัดทำให้มีโครงการทบทวนวางแผนและบริหารกำลังคนให้เหมาะสม

   ๒) กำหนดตำแหน่งประเภท ระดับ สายงานคอมพิวเตอร์ ให้เหมาะสม

  ๓) กระจายอำนาจในการบริหารจัดการอัตรากำลังให้อธิบดีอัยการ บริหารจัดการอัตรากำลัง
ในหน่วยงานในสังกัดของตนเอง ให้เหมาะสมกับภารกิจของแต่ละหน่วยงาน

            ๔) จัดระบบงานภายในและกระบวนการปฏิบัติอย่างเป็นมาตรฐาน เพื่อให้การปฏิบัติงานมีความชัดเจนขึ้น

 ๕) จัดทำแบบบรรยายลักษณะงาน (job description) ของข้าราชการธุรการในทุกตำแหน่งงาน เพื่อให้เกิดความชัดเจน สามารถนำไปเป็นเครื่องมือบริหารจัดการอัตรากำลังได้

 ๖) มีการทดสอบสมรรถภาพบุคลากร

 ๗) จัดทำแผนพัฒนาบุคลากรรายบุคคล (IDP) เป็นประจำทุกปี

          ๘) ส่งเสริมและดูแลรักษาผู้มีสมรรถนะสูงหรือสายวิชาชีพที่จำเป็น โดยกำหนดหลักเกณฑ์การคัดเลือกและจัดสรรสิ่งจูงใจต่างๆ เช่น สำนักงานที่มีผลงานดีเด่น หรือบุคลากรที่ปฏิบัติงานได้อย่างดีเยี่ยม เป็นแบบอย่างที่ดี

          ๙) ทบทวนและกำหนดให้มีการประเมินผลการปฏิบัติงานเพื่อรับเงินค่าตอบแทนพิเศษของข้าราชการธุรการ อย่างเป็นรูปธรรม โดยนำผลการปฏิบัติงานในด้านที่เกี่ยวข้องมาเป็นองค์ประกอบหนึ่งในการประเมิน เป็นต้น

          ๑๐) กำหนดเส้นทางความก้าวหน้าทุกตำแหน่งให้มีความชัดเจน เพื่อให้บุคลากรยกระดับสมรรถนะของตนเอง ในการนำไปสู่ตำแหน่งที่สูงขึ้น

          ๑๑) ทบทวนและให้ความสำคัญในการบริหารงบประมาณในการจัดสรรเพื่อบรรจุและแต่งตั้งข้าราชการธุรการ ให้สอดคล้องกับข้าราชการอัยการ

 ๑๒) กำหนดมาตรการในการให้บุคลากรนำระบบIT มาใช้ในการปฏิบัติงานอย่างเป็นรูปธรรม เพื่อลดภาระงานและลดใช้กำลังคน พร้อมทั้งกำหนดระบบสร้างแรงจูงใจและบทลงโทษที่ชัดเจน

        ๑๓) กำหนดตำแหน่งประเภท ระดับ สายงานคอมพิวเตอร์ ให้เหมาะสม(+)

๑๔) จัดทำงบประมาณในการพัฒนาบุคลากรข้าราชการธุรการและเจ้าหน้าที่อื่น ให้สอดคล้องกับงบประมาณของข้าราชการอัยการ

          ๑๕) ส่งเสริมให้มีการสอนงาน แบบพี่เลี้ยง พี่สอนน้อง

          ๑๖) ส่งเสริมให้มีการจับคู่ทำงาน สามารถปฏิบัติงานทดแทนกันได้

          ๑๗) สร้างวิทยากรตัวคูณ

          ๑๘) นำระบบ VDO CONFERECE มาใช้ในการฝีกอบรมให้ความรู้แก่บุคลากร

          ๑๙) บริหารจัดองค์ความรู้ โดยจัดทำสื่อการเรียนการสอน หรือคู่มือการปฏิบัติงาน ที่เข้าใจง่าย เข้าถึงง่าย และเห็นได้บ่อย

          ๒๐) กำหนดมาตรการในการให้บุคลากรนำระบบIT มาใช้ในการปฏิบัติงานอย่างเป็นรูปธรรม เพื่อลดภาระงานและลดใช้กำลังคน พร้อมทั้งกำหนดระบบสร้างแรงจูงใจและบทลงโทษที่ชัดเจน

๒๑) ส่งเสริมให้มีการสอนงาน แบบพี่เลี้ยง พี่สอนน้อง

        ๒๒) กระจายอำนาจในการบริหารจัดการอัตรากำลังให้อธิบดีอัยการ บริหารจัดการอัตรากำลังในหน่วยงานในสังกัดของตนเอง ให้เหมาะสมกับภารกิจของแต่ละที่

   ๒๓) จัดทำกรอบอัตรากำลังด้านคอมพิวเตอร์ที่มีความรู้ความเชี่ยวชาญเฉพาะด้านที่มีความรู้ความสามารถสูง เพื่อรองรับกับระบบที่จะเกิดขึ้น โดยอาจจัดจ้างผู้เชี่ยวชาญในรูปแบบพนักงานราชการ หรือจ้างเหมาบริการ ทดแทนการบรรจุข้าราชการ

          ๒๔) ส่งเสริมและดูแลรักษาผู้มีสมรรถนะสูงหรือสายวิชาชีพที่จำเป็น โดยกำหนดหลักเกณฑ์
การคัดเลือกและจัดสรรสิ่งจูงใจต่างๆ เช่น สำนักงานที่มีผลงานดีเด่น หรือบุคลากรที่ปฏิบัติงานได้อย่างดีเยี่ยม
เป็นแบบอย่างที่ดี

ความเชื่อมโยงของปัญหา(ประโยชน์)

                             การมีอัตรากำลังที่เพียงพอและมีศักยภาพในการปฏิบัติงานจะทำให้การปฏิบัติงานมีความถูกต้องครบถ้วนสมบูรณ์ มีประสิทธิภาพและเกิดประสิทธิผลอย่างชัดเจน ความรับผิดชอบงานไม่หนักจนเกินไป เกิดความสมดุลระหว่างชีวิตกับการทำงาน ทำให้บุคลากรมีคุณภาพชีวิตที่ดีและมีความผูกพันกับองค์กรและงานที่รับผิดชอบ มีความพร้อมที่ทุ่มเทกำลังกาย กำลังใจในการทำงานให้เกิดประโยชน์สูงสุดต่อองค์กร ถึงแม้ว่าจะนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้ เพื่อความสะดวก รวดเร็ว ลดขั้นตอนการทำงาน สามารถสรุปรายงานข้อมูลได้อย่างถูกต้องรวดเร็ว แต่อัตรากำลังของบุคลากรก็มีส่วนสำคัญ ซึ่งจะเป็นตัวขับเคลื่อนการทำงานให้มีประสิทธิภาพและเกิดประสิทธิผลยิ่งขึ้น

                    การนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้ในการปฏิบัติงาน จึงจำเป็นต้องมีบุคลากรเฉพาะทางที่มีความรู้ความสามารถเชี่ยวชาญในงานอาชีพและจำนวนเพียงพอในการรองรับการให้บริการบุคลากรในองค์กร รวมถึงพัฒนาและขับเคลื่อนระบบงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและทันต่อสถานการณ์ และมีความจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องมีการสร้างองค์ความรู้ให้แก่บุคลากรอย่างทั่วถึง ไม่ว่าจะเป็นการจัดอบรม หรือสร้างองค์ความรู้ในรูปต่างๆ เพื่อตอบสนองความต้องการของผู้ใช้งาน โดยต้องมีช่องทางที่สามารถให้ทุกคนเข้าถึงองค์ความรู้นั้นได้ง่ายซึ่งจะทำให้การทำงานถูกต้อง ครบถ้วน ไม่เกิดข้อผิดพลาด เมื่อบุคลากรมีความรู้ความเข้าใจในงานแล้ว จะสามารถปฏิบัติงานได้อย่างเต็มศักยภาพ และสามารถถ่ายทอดงาน สอนงาน ทดแทนการทำงานกันได้อย่างดี ซึ่งจะทำให้สามารถลดคนและลดขั้นตอนการทำงาน และที่สำคัญลดการใช้กระดาษได้อย่างสมบูรณ์ รวมถึง สามารถสร้าง Big Data ที่สมบูรณ์ตอบสนองนโยบายรัฐบาล นำไปสู่สำนักงาน Automatic หรือ E-office

                    การขับเคลื่อนไปสู่สำนักงานอิเล็กทรอนิกส์ ผู้บริหารต้องให้ความสำคัญ โดยการวางแผนกำหนดนโยบายที่ชัดเจน สร้างแรงจูงใจ หรือกำหนดบทลงโทษ และ มีการกำกับดูแลอย่างจริงจัง รวมถึงบุคลากรในองค์กรต้องให้ความร่วมมือรวมใจ ปรับเปลี่ยนวัฒนธรรม ค่านิยม เดิมๆ หากสามารถปรับเปลี่ยนพฤติกรรมของบุคลากรในองค์กรได้ จะทำให้สำนักงานอัยการสูงสุดเป็นสำนักงาน Automatic /สำนักงานไร้กระดาษ/E-office อย่างสมบูรณ์

การจัดทำแบบบรรยายลักษณะงานของข้าราชการธุรการ จะทำให้การวางแผนบริหารจัดการอัตรากำลังเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ มีความชัดเจนในบทบาทหน้าที่ของตำแหน่งงาน มีหลักฐานอ้างอิง เกิดความคล่องตัว ไม่เกิดความเหลื่อมล้ำในการปฏิบัติงานและมอบหมายงานช่วยให้ผู้บังคับบัญชาและผู้ใต้บังคับบัญชาเข้าใจในบทบาทตำแหน่งหน้าที่ที่ชัดเจน ดังนั้น การที่บุคลากรรู้ Job Description ของตนเองจะทำให้ตระหนักรู้ว่าตนเองมีหน้าที่ความรับผิดชอบในการปฏิบัติงานสารบบคดีอิเล็กทรอนิกส์ฯ อย่างไร รวมถึงผู้บริหารสามารถบริหารจัดการอัตรากำลังได้อย่างถูกต้องเกิดการยอมรับปรับเปลี่ยนจากการลงสารบบมือไปเป็นสารบบอิเล็กทรอนิกส์

                    การปรับเปลี่ยนทัศคติ ค่านิยม ของคนรุ่นเก่า จะทำให้งานมีประสิทธิภาพมากขึ้น เพราะคนรุ่นเก่าจะมีความรู้และประสบการณ์ที่ดี เมื่อนำระบบเทคโนโลยีสมัยใหม่มาปรับใช้ จะทำให้งานมีคุณภาพ บุคลากรมีคุณภาพชีวิตที่ดี เกิด E-office ได้อย่างรวดเร็ว ส่งผลให้เกิดความสัมพันธ์อันดีระหว่างฝ่ายบริหารและข้าราชการผู้ปฏิบัติงาน หรือระหว่างข้าราชการอัยการและข้าราชการธุรการ รวมถึงการมีกระบวนงานที่ชัดเจนจะทำให้การปฏิบัติงานราบรื่น สามารถขับเคลื่อนการทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

          ในการใช้งานสารบบคดีอิเล็กทรอนิกส์ฯ หากมีอัตรากำลังที่เพียงพอจะทำให้สามารถนำเข้าข้อมูลได้ทัน การเชื่อมโยงข้อมูลทั้งภายในและภายนอกองค์กร มีความสมบูรณ์ สามารถออกรายงานได้อย่างถูกต้องรวดเร็วแม่นยำ การสร้างองค์ความรู้ที่ถูกต้อง เข้าถึงง่าย ในการปฏิบัติงานระบบสารบบคดีอิเล็กทรอนิกส์ และระบบงานสารบรรณ จะทำให้งานไม่เกิดข้อผิดพลาดสามารถนำเข้าข้อมูล เชื่อมโยงข้อมูล และออกรายงานได้อย่างถูกต้อง ครบทุกสารบบคดีและทุกเรื่อง   ดังนั้น การทำงานสารบบคดีอิเล็กทรอนิกส์ฯ ต้องร่วมมือรวมใจกันหลายฝ่าย หากทุกฝ่ายให้ความสำคัญและเข้าใจในกระบวนงานของตนเอง ก็จะทำให้สามารถขับเคลื่อนให้ทุกสำนักงานสามารถปฏิบัติงานได้เต็มรูปแบบ โดยไม่ใช้ระบบมืออีกต่อไป การเชื่อมโยงข้อมูลทั้งภายในและภายนอกเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ เสริมสร้างความเชื่อมั่นในการปฏิบัติงานให้องค์กรอัยการ

หากมีการนำปัญหาดังกล่าวไปแก้ไข จะทำให้การใช้ระบบสารสนเทศมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น และทำให้การบริการแก่ประชาชนมีความสะดวกรวดเร็ว ลดขั้นกระบวนงาน ประหยัดเวลา และงบประมาณ อีกทั้งสร้างความพึงพอใจให้กับผู้มารับบริการมากยิ่งขึ้น